Los más 150.000 ERTES solicitados, por fuerza mayor en España, desde que se declaró el estado de alarma, han provocado un atasco en la Administración que ha llevado al gobierno a emprender medidas drásticas, como el silencio administrativo, la revisión de ERTES a posteriori y el refuerzo del SEPE con la incorporación de interinos. Así, el gobierno pretende acelerar el reconocimiento de las prestaciones por desempleo a las decenas de miles de trabajadores afectados por las regulaciones que ha traído la pandemia. Aun así, parece que habrá retrasos en la gestión y afectados que no cobrarán la prestación durante estas primeras semanas.
Es por ello, por lo que Kaizen Institute, consultora global líder en mejora continua para el crecimiento sostenible de las empresas, ha analizado los procesos de tramitación de expedientes de regulación temporal de empleo (ERTE) que sigue la Administración, concluyendo con una serie de pautas que harían las gestiones más rápidas y económicas, evitando el surgimiento de “cuellos de botella”:
• Integración. En primer lugar, la consultora invita a la Administración a cuestionarse la organización de sus procesos, ya que, según ha detectado Kaizen Institute en procesos similares de la Administración, están divididos en silos, es decir, la integración entre ellos es nula. Rompiendo la jerarquía que separa los distintos ministerios y departamentos, los plazos para gestionar solicitudes se reducirían entre un 20 y un 40%.
• Simplificar y automatizar. En segundo lugar, sería analizar los métodos de trabajo y tratar de simplificar y automatizar todas las tareas posibles. Así, la productividad de la Administración aumentaría considerablemente, consiguiendo tramitar, con los mismos recursos y en el mismo tiempo, entre un 30 y un 35% más de ERTES.
• Estandarización. Algunos pasos de la tramitación son complejos y las instrucciones no son del todo claras. Según Carlos Lloret, manager en Kaizen Institute, “crear estándares de trabajo sencillos reduce los errores en un 20%.Se trata de crear un manual lo más simple y específico posible, que no de lugar a confusiones y que contemple todas las dudas que puedan surgir a los empleados.”
• Agilizar la formación. Cuando las empresas hacen frente a picos de demanda, por lo general tienden a aumentar su plantilla para poder abarcar el aumento de volumen de trabajo. En concreto, es lo que ha puesto en marcha el gobierno en la actualidad al reforzar con 1.000 nuevos trabajadores el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE). CCOO ha declarado que para hacer frente al aluvión de ERTES serían necesarios al menos 2.500 trabajadores más. Sin embargo, conllevará meses que los nuevos trabajadores aprendan su labor y sean ágiles en sus tareas diarias. Kaizen Institute estima que, aquellas empresas que siguen los pasos anteriores, es decir que cuentan con procesos integrados, simples, automatizados y estándares sencillos de trabajo, reducen el tiempo de formación de sus profesionales de meses a unas semanas.
Carlos Lloret asegura que “el reto al que se enfrenta la Administración es en buena parte organizativo, lo que no requeriría de gran inversión para afrontarlo. Resultaría clave la revisión de los procesos de trabajo y la puesta en práctica de las medidas comentadas para conseguir un aumento del ritmo de tramitación y evaluación de las solicitudes de ERTES. Estos consejos aplican también a otros ámbitos, como por ejemplo la gestión de listas de espera que se están acumulando en áreas como las judiciales”.
